Наказ Держземагентства України від 10.04.2014 № 129 “Про деякі питання реєстрації документів в автоматизованій системі діловодства”
ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ УКРАЇНИ
Держземагентство України
НАКАЗ
10.04.2014 Київ № 129
Про деякі питання реєстрації
документів в автоматизованій
системі діловодства
Відповідно до Положення про Державне агентство земельних ресурсів України, затвердженого Указом Президента України від 08 квітня 2011 року, з метою автоматизації процесів створення, відправлення, передавання, одержання, оброблення, використання, зберігання документів та контролю за їх виконанням
НАКАЗУЮ:
1. Здійснювати реєстрацію усіх видів документів у системі електронного документообігу «ДОК ПРОФтмСтеп 2.0» (далі – Система) з обов’язковим нанесенням штрих-коду, який включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується на кожній сторінці документа в спеціально відведеному місці.
2. Документи центрального апарату Держземагентства України, головних управлінь Держземагентства в областях, м. Києві та м. Севастополі, що створені після дати видання цього наказу та які не зареєстровані у Системі й не мають штрих-коду, вважати недійсними.
3. Паперові примірники документів, адресовані центральному апарату Держземагентства України, головним управлінням Держземагентства
в областях, м. Києві та м. Севастополі (крім документів постійного та тривалого строку зберігання) та передані Системою як електронний документ, поштою не надсилати.
4. Документи, які надсилаються Системою і не мають зазначених у супроводі додатків або скановані у невстановленому форматі, підлягають відхиленню з обов’язковим поясненням причини повернення.
5. Начальникам головних управлінь Держземагентства в областях, м. Києві та м. Севастополі:
забезпечити видання наказів з питань розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності (далі – накази) у порядку, встановленому для видання всіх інших наказів;
забезпечити здійснення реєстрації наказів відповідно до Типової інструкції з діловодства в територіальних органах Держземагентства, затвердженої наказом Держземагентства України від 28.02.2012 № 80,
з обов’язковим долученням до електронного примірника наказу всіх документів (скан-копії, файли), що були підставою для видання наказу;
забезпечити здійснення запису про реєстрацію наказів у реєстраційному журналі «Накази з розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності» та в Системі
в картотеці «Накази СГ».
6. Начальникам головних управлінь Держземагентства в областях, м. Києві та м. Севастополі:
визначити відповідальних осіб, які здійснюватимуть реєстрацію наказів у реєстраційному журналі «Накази з розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності» та в Системі,
а також скласти перелік осіб, які матимуть право перегляду змісту наказів
у Системі, та надати цим особам відповідні права користувачів Системи;
організувати проведення працівниками діловодних служб і підрозділів інформаційних технологій інструктажі з питань роботи в Системі
з відповідальними особами, які здійснюватимуть реєстрацію наказів у Системі, та особами, які матимуть право перегляду цих наказів;
за результатами проведеної роботи подати інформацію до Управління справами Держземагентства України.
7. Накази, які були видані у період з 27.03.2014 до дати видання цього наказу, підлягають реєстрації у Системі з внесенням через правобічну похилу риску раніше присвоєного номера.
8. Управлінню справами, Управлінню інформаційних технологій та технічного захисту інформації Держземагентства України надавати методичну та технічну підтримку з питань організації реєстрації наказів.
9. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Перший заступник Голови А. М. Кадомський
...
Наказ Держземагентства України від 24.04.2014 № 132 “Про пілотний проект щодо впровадження системи електронного документообігу в територіальних органах Держземагентства”
ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ УКРАЇНИ
Держземагентство України
НАКАЗ
24.04.2014 Київ № 132
Про пілотний проект щодо впровадження
системи електронного документообігу
в територіальних органах Держземагентства
Відповідно до законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис», з метою автоматизації процесів створення, відправлення, передавання, одержання, оброблення, використання, зберігання документів та контролю за їх виконанням у територіальних органах Держземагентства
НАКАЗУЮ:
1. Провести з 5 до 30 травня 2014 року пілотний проект щодо впровадження автоматизованої системи діловодства на базі «ДОК ПРОФтмСтеп 2.0» (далі – Пілотний проект) у таких територіальних органах Держземагентства:
управліннях та відділах Держземагентства у Сумській області;
Управлінні Держземагентства у Золотоніському районі Черкаської області;
Відділі Держземагентства у Володимир-Волинському районі Волинської області.
2. Керівникам головних управлінь Держземагентства у Волинській, Сумській, Черкаській областях забезпечити проведення Пілотного проекту.
3. Управлінню справами Держземагентства України здійснювати контроль за проведенням Пілотного проекту.
4. Управлінню справами, Управлінню інформаційних технологій та технічного захисту інформації Держземагентства України надавати методичну та технічну підтримку з питань організації впровадження системи електронного документообігу.
5. Керівникам головних управлінь Держземагентства у Волинській, Сумській, Черкаській областях поінформувати про результати проведення Пілотного проекту Управління справами Держземагентства України
до 10 червня 2014 року.
6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Кадомського А. М.
Голова С. Я. Рудик